Jak utylizować niepotrzebne dokumenty?

Każda firma posiada dokumenty, które zawierają poufne dane. Niezależnie od tego, czy jest to duże przedsiębiorstwo, instytucja państwowa, czy jednoosobowa działalność gospodarcza. Gdy upłynie okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji firmowej lub personalnej, staje się ona zbędna i zostaje wyrzucona. Ma to miejsce między innymi podczas porządkowania archiwum, na przykład wtedy, gdy przenoszona jest siedziba firmy lub po prostu zabraknie miejsca na składowanie kolejnej dokumentacji.

Jak niszczyć dokumenty?

 W dokumentach, które są wyrzucane, znajdują się poufne dane, dotyczące między innymi: pracowników, klientów, dostawców, petentów oraz pacjentów. Dlatego niezwykle ważne jest, by dokumenty te zostały zniszczone w należyty sposób. Najbezpieczniej jest skorzystać z usług firmy, która oferuje profesjonalne niszczenie dokumentów. Z jej usług mogą skorzystać zarówno firmy, jak i instytucje, na przykład: banki, sądy, szpitale, szkoły, kancelarie adwokackie czy urzędy pracy.

Zagrożenia wynikające z niedbałości o bezpieczeństwo danych

 Zdarzają się przypadki, gdy firmy nie spełniają wymogów prawnych, dotyczących zagospodarowaniem danymi osobowymi. Brak odpowiedniego niszczenia dokumentów z poufnymi danymi naraża firmę na ryzyko wykorzystania ich przez osoby niepowołane. Poważnym błędem jest wyrzucanie ich w całości lub niedokładne niszczenie. Zdarza się to na przykład wtedy, gdy firma nie posiada odpowiednich warunków do tego, by w prawidłowy sposób pozbyć się zalegających dokumentów, które nie są już potrzebne.

Jeśli archiwa są poddawane utylizacji za pomocą niszczarek, które nie gwarantują odpowiedniej klasy tajności uzyskanych ścinek papieru, to nie zostaną spełnione wymogi prawne, dotyczące ochrony danych osobowych. Dokumenty, które zawierają wrażliwe informacje, powinny być zniszczone w taki sposób, by uniemożliwić ustalenie tożsamości osób, których te dane dotyczą. Jeśli firma jest administratorem danych osobowych, należy przyłożyć szczególną uwagę do tego, aby wszyscy pracownicy byli w pełni świadomi swojego znaczenia w procesie zachowania bezpieczeństwa dokumentacji.

Dane zawarte w dokumentach firmy

Poufne dokumenty, które są wyrzucane przez firmy, to na przykład: księgi rachunkowe, umowy, faktury, sprawozdania finansowe, dokumentacja medyczna oraz korespondencja. Zawierają one nie tylko dane osobowe, ale również podpisy. Istnieje więc ryzyko, że zostaną one wykorzystane w niewłaściwy sposób, przez osoby nieuprawnione. Obowiązkiem firmy jest dopilnowanie, żeby dokumenty te zostały zniszczone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli bowiem na jaw wyjdzie informacja o tym, że firma umożliwiła dostęp do danych osobom niepowołanym, nie tylko poniesie ona konsekwencje prawne, ale również straci zaufanie swoich klientów. Dlatego nie warto narażać organizacji na utratę dobrego imienia. Zlecenie masowego niszczenia dokumentów profesjonalistom to najlepsza metoda na zachowanie dobrego wizerunku.

Specjalistyczna firma, która zapewnia bezpieczne niszczenie dokumentów oraz poufność powierzonych jej materiałów, wystawia certyfikat zniszczenia dokumentacji. Daje to gwarancje, że uniemożliwi wyciek danych osobowych, co pociągnęłoby za sobą konsekwencje prawne. Procedura niszczenia dokumentów przeprowadzana jest z zachowaniem najwyższych standardów zgodnych z DIN 66399. Odpowiednie urządzenia, a także wyszkoleni pracownicy, zapewniają najwyższą jakość i wygodę w pozbyciu się problemu z zalegającymi dokumentami.